MEMODIFIKASI BERKAS DENGAN PROGRAM PENGOLAH DATA

MEMODIFIKASI BERKAS DENGAN PROGRAM PENGOLAH DATA

1.   Membuka berkas yang telah disimpan

Membuka berkas yang telah kita buat dapat dilakukan dengan cara menggunakan menu Pulldown, ikon

atau keyboard kombinasi. Berikut ini cara membuka berkas baru dengan menggunakan menu Pulldown.

Klik menu File

Klik Open

Tentukan directory file akan dibuka

Klik nama file yang akan dibuka

Klik Open

Selain itu, membuka file open dapat dengan menggunakan ikon.
Caranya dengan mengklik ikon open atau dapat pula dilakukan keyboard dengan menekan

kombinasi tombol keyboard Ctrl + O.

2.   Memperbaiki berkas yang telah tersimpan dengan Editing

Kemungkinan berkas memerlukan suatu perbaikan (editing ), perubahan, pengurangan, atau
penambahan. Dalam mengedit, ada istilah blok yang selanjutnya dapat dilanjutkan dengan
menghapus, mengcopy atau memindahkan berkas.

A.   Blok

Blok adalah istilah dalam komputer yang berfungsi untuk menandai atau memilih teks tertentu. Untuk
memblokan, ada cara yang dapat dilakukan :

memblok satu kata           : klik ganda

memblok satu baris          : klik di kiri baris pada atau selection bar dengan kursor                                            menghadap serong ke kanan

memblok satu kalimat      : Tekan tombol Ctrl diikuti klik pada kalimat tersebut

memblok satu paragraf    : Tiga kali klik pada paragraf tersebut

memblok seluruh naskah : Tiga kali klik kiri baris pada atau selection bar dengan kursor
                                          menghadap serong ke kanan. Dapat pula dengan menekan                                           keyboard : Ctrl + A

memblok per satu huruf   : Tekan keyboard Shift dengan arrow key (tanda panah)

B. Menghapus (del) dan Memotong (cut) Dokumen

Ada dua pengertian menghapus dan memotong. Menghapus adalah tindakan menghilangkan
tulisan/teks secara permanen, sedangkan memotong adalah tindakan menghilangkan tulisan/teks dengan tujuan untuk dipindahkan ke tempat lain atau baris baru.

Untuk memotong teks/tulisan dapat dilakukan dengan cara :

Klik menu Edit

Klik Cut atau Klik Ikon Cut

atau dengan menekan tombol kombinasi keyboard : Ctrl + X

Untuk menghapus teks dapat dilakukan dengan cara :

Menekan keyboard `Backspace` : menghapus satu karakter di sebelah kiri kursor

Menekan `Ctrl` + `Backspace` : menghapus satu kata di sebelah kiri kursor

Menekan `Delete` : menghapus satu karakter di sebelah kanan kursor

Menekan `Ctrl` + `Delete` : menghapus satu kata di sebelah kanan kursor

C.  Mengcopy atau menyalin berkas

Mengcopy teks dapat dilakukan dengan cara

Blokkan dulu teks yang akan di copy

Klik menu Edit

Klik Copy

atau Ikon copy atau tekan tombol kombinasi : Ctrl + C

D.  Menempatkan kembali Dokumen yang telah dipotong atau di-copy

Menempatkan kembali teks yang telah dicopy atau telah dipotong dengan cara adalah sebagai
berikut :

Klik menu Edit

Klik Paste

atau Klik Ikon paste atau tekan tombol kombinasi keyboard : Ctrl + V

3.  Pembuatan dan Penghapusan Nomor Halaman (Page Number)

Untuk mengetahui jumlah halaman atau posisi halaman yang diketik, sebaiknya setiap halaman diberikan nomor. Selain membuat nomor halaman, dapat pula menghapus nomor halaman itu, caranya adalah:

A.  Membuat Nomor Halaman

Klik menu insert

Klik page numbers

Tentukan letak nomor pada Pilihan Position dan Letak (Perataan) nomor halaman pada pilihan Alignment, untuk mengosongkan nomor halaman pertama hilangkan tanda cek pada ` Show number on first page `

Klik Format

Tentukan bentuk nomor halaman pada pilihan Number Format

Tentukan angka awal dari nomor halaman yang akan dibuat pada pilihan start at:

Klik OK

B.    Menghapus nomor halaman

untuk menghapus nomor halaman adalah sebagai berikut

Double klik nomor halaman yang sudah dibuat

Kemudian klik nomor halaman sampai muncul bingkainya

Tekan Delete pada keyboard

4. Mengatur ukuran kertas dan tampilan kertas

Untuk mencetak berkas, sebelumnya kita dapat mengatur ukuran kertas yang akan dicetak seperti Letter (kertas kwarto), A4, Folio, (Legal), dll. Serta dapat mengatur tampilan kertas apakah Potrait (berdiri tegak) dan Landscape ( tiduran ).
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Pada saat kotak dialog Print telah tampil pilih properties

Tentukan :

Paper size : ukuran kertas
- width : besarnya lebar ukuran kertas
- height : besarnya tinggi ukuran kertas

Orientation

Potrait       

Landscape

Klik OK

5. Pencetakan Berkas

Naskah yang diketik dapat dilihat terlebih dahulu tampilannya pada layar monitor ( print preview )
sebelum dicetak ke kertas melalui printer. Berikut langkah-langkahnya ;

A.  Menampilkan hasil cetakan di monitor

Klik menu file

Klik Print Preview atau ikon

Gunakan Ikon pada toolbar yang ada untuk mengatur format tampilan tersebut seperti gambar di bawah ini :

Keterangan :

Print              : untuk mencetak ke printer

Magnifier       : untuk mengaktifkan kursor pada tampilan preview dan dapat

One Page      : tampilan di layar satu halaman

Multiple page : tampilan di layar beberapa halaman

Zoom            : mengatur besar/kecil tampilan naskah

View Ruler     : menampilkan/menyembunyikan ruler line

Shrik to fit     : mengatur halam kembali dengan merubah naskah ukuran huruf menjadi lebih kecil 0.5 pt

Full screen     : menampilkan naskah satu layar penuh

Close             : menutup ( mengakhiri ) perintah Print Preview

B.    Mencetak dokumen

Klik menu file

Klik print

Tentukan

Nama                    : jenis printer yang digunakan

Page range          : nomor halaman yang akan dicetak

All                         : semua halaman

Current Page       : halaman tertentu
                               1-3 : halaman 1 sampai dengan 3
                               1,3 : halaman 1 sampai dengan 3
                               3 : halaman 3 saja

Number of copies : jumlah halaman yang akan dicetak

Klik OK